Spend analysis và tầm quan trọng đối với phòng mua hàng

Trong một thế giới đầy rẫy những sự biến động như hiện nay việc tối ưu hóa chi phí để hoạt kinh doanh có hiệu quả trở nên hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận Mua hàng. Và một trong những phương pháp mà phòng Mua hàng có thể sử dụng để có một tranh toàn cảnh về các giao dịch thu mua của doanh nghiệp chính là báo cáo Spend Analysis (Phân tích Chi tiêu) 

Spend analysis là gì? 

Spend analysis là báo cáo đánh giá hàng năm về toàn bộ các giao dịch chi tiêu của một doanh nghiệp. Thông qua bảng báo cáo này doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp để cắt giảm chi phí, gia tăng mức độ hiệu quả trong hoạt động thu mua hoặc cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp. Spend analysis cũng giúp người quản lý ngành hàng và quản lý ngân sách có thể tối đa hóa giá trị trong việc thu mua từ bên thứ ba. 

Spend analysis có thể giúp doanh nghiệp tìm ra đáp án cho các câu hỏi sau: 

• Chúng ta đang mua gì?
• Chúng ta đang mua từ ai?
• Bộ phần nào đang mua nó?
• Chúng ta mua bao lâu một lần?
• Chúng ta đã mua nó khi nào?
• Chúng ta đã trả bao nhiêu?
• Chúng ta có nhận được những gì chúng ta đã được hứa hay không?
• Có cơ hội để kết hợp khối lượng chi tiêu từ các bộ phận khác nhau và tiêu chuẩn hóa các yêu cầu về sản phẩm, giảm số lượng nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm này hay khai thác các điều kiện thị trường để nhận được mức giá tốt hơn hay không?

Tại sao Spend Analysis lại trở nên quan trọng?

Spend analysis chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin có thể sử dụng được. Chúng cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động thu mua của doanh nghiệp, chỉ ra các cơ hội để giảm chi phí tổng thể thu mua hàng hóa và dịch vụ.

Doanh nghiệp có thể sử dụng hoạt động Spend Analysis để: 

• Xác định các lĩnh vực có cơ hội cắt giảm chi phí
• Cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp và quản lý rủi ro về nguồn cung
• Hợp lý hóa các quy trình tìm nguồn cung để đạt hiệu quả tốt hơn
• Xác định chi tiêu ngoài hợp đồng hoặc trái phép
• Đòn bẩy hoặc hợp nhất các sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự
• Đa dạng hóa cơ sở dữ liệu nhà cung cấp
• Xác định các cơ hội để Mua hàng bền vững
• Tạo dự báo ngân sách và chi tiêu chính xác hơn

Để mang lại hiệu quả hoạt động tốt hơn, doanh nghiệp cần thu thập, xử lý, phân loại và phân tích dữ liệu chi tiêu theo nhiều cách để tìm ra nhiều cơ hội và phát triển chính sách Mua hàng hợp lý hơn. Bên cạnh việc nổi bật các lĩnh vực tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định để tìm nguồn cung ứng tốt hơn, giảm thời gian chu kỳ và đảm bảo tuân thủ hợp đồng.

Các bước để thực hiện Spend analysis hiệu quả: 

Bước 1: Thu thập thông tin này và sắp xếp dữ liệu theo các mặt hàng doanh nghiệp đang mua. 

Bước 2: Từ danh sách các mặt hàng, tìm và tính tổng chi tiêu theo từng mặt hàng.

Bước 3: Lập biểu đồ về 10 mặt hàng hàng đầu bằng cách sắp xếp giảm dần theo tổng chi tiêu. 

Bước 4: Từ danh sách các mặt hàng, tìm số lượng nhà cung cấp theo mặt hàng.

Bước 5: Lập biểu đồ về mười mặt hàng hàng đầu theo số lượng nhà cung cấp giảm dần.

Bước 6: Từ danh sách các mặt hàng, tìm mức chi tiêu trung bình cho mỗi nhà cung cấp. Thực hiện sắp xếp tăng dần mức chi tiêu trung bình cho mỗi nhà cung cấp.

Bước 7: Áp dụng phân tích Pareto vào biểu đồ 10 mặt hàng hàng đầu theo chi tiêu giảm dần.

Nói tóm lại, Spend Analysis là một bước rất quan trọng để các doanh nghiệp có thể phát triển việc Mua hàng Chiến lược. Kyan tin rằng thực hiện Spend Analysis sẽ doanh nghiệp quản lý ngành hàng cũng như phát triển hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả.