Tại sao chuyển đổi số trong phòng mua hàng lại mang tính chiến lược hơn bao giờ hết?

Có thể nói, các công nghệ kỹ thuật số hiện đại đang thay đổi cuộc sống hàng ngày của chúng ta với một tốc độ nhanh chưa từng có. Chúng ta có thể liên lạc với gia đình và bạn bè trên toàn thế giới một cách miễn phí, đặt một chuyến xe đến vị trí hiện tại của mình thông qua các ứng dụng hoặc theo dõi vị trí món hàng mình mua đã đến đâu. Công nghệ hiện hữu trong từng ngóc ngách của cuộc sống. Và các doanh nghiệp cũng không thể nằm ngoài dòng chảy thay đổi ấy.

Ở hầu hết các bộ phận trong doanh nghiệp thuộc tất cả các ngành, công nghệ kỹ thuật số đã góp phần thay đổi và cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh. Và tất nhiên, phòng Mua hàng cũng không phải là một ngoại lệ. Bằng cách ứng dụng các công cụ kỹ thuật số phù hợp với mục đích, doanh nghiệp có thể tập trung hóa và tiêu chuẩn hóa các hoạt động mua hàng, và giảm sự phụ thuộc vào một số nhà cung cấp hạn chế, cùng với các lợi thế khác.

Và trong bài viết này Kyan sẽ tập trung vào chuyển đổi số các hoạt động Mua hàng và lý giải tại sao sự thay đổi này lại mang tính chiến lược hơn bao giờ hết.

Vậy Chuyển đổi số trong phòng Mua hàng là gì?

Hiểu nôm na chuyển đổi số trong phòng Mua hàng là việc nâng cao giá trị của hoạt động Mua hàng đối với doanh nghiệp bằng cách ứng dụng các công cụ kỹ thuật số hiện đại, cho phép các tương tác được diễn ra kịp thời và cung cấp đầy đủ thông tin trên toàn bộ chuỗi giá trị.

Các công nghệ kỹ thuật số có thể áp dụng cho quá trình chuyển đổi này như Trí tuệ nhân tạo (AI), Học máy (ML) và phân tích nâng cao và phần mềm tối ưu hóa theo hướng dữ liệu.

Lợi ích mà việc chuyển đổi số phòng Mua hàng có thể đem lại cho doanh nghiệp?

Có thể nói, chuyển đổi số giúp phòng Mua hàng hoạt động một cách hiệu quả hơn. Cụ thể, ứng dụng các công nghệ kỹ thuật giúp doanh nghiệp giảm chi phí, cải thiện khả năng truy xuất các dòng chảy trong chuỗi giá trị, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, đồng thời làm cho việc giám sát, kiểm toán và báo cáo vận hành hiệu quả hơn. Chuyển đổi số cũng giúp chuyên nghiệp hóa hơn việc quản lý hoạt động mua hàng, với các bản ghi chép có thể theo dõi và các chỉ số dễ tiếp cận hơn. Ví dụ như, khi được chuyên môn hóa theo khu vực, các nhân viên mua hàng có nhiều khả năng thương lượng hơn và có thể đảm bảo đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, toàn bộ doanh nghiệp và từng bộ phận riêng lẻ có quyền truy cập liên tục vào việc đánh giá hoạt động chi tiêu. Với thông tin này, việc điều chỉnh chính sách của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn và giúp giảm thiểu rủi ro về cung ứng, tích hợp các tiêu chí xã hội hoặc môi trường hoặc đảm bảo sự chính trực của các nhà cung cấp thông qua các thủ tục Know – Your – Supplier.

Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hiệu quả của quá trình chuyển đổi số phòng Mua hàng:

Để cải thiện khả năng vận hành hoạt động chuyển đổi số phòng Mua hàng hiệu quả một cách suôn sẻ, trước hết cần phải tăng cường mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và bộ phận Mua hàng.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ kết hợp nền tảng kỹ thuật số quản lý sự thay đổi với các công cụ và quy trình Mua hàng mới để triển khai chuyển đổi số. Điều này là rất quan trọng vì nó giúp nâng cao tính minh bạch và là chìa khóa cho bất kỳ sự chuyển đổi nào.

Cuối cùng, con người chính là khía cạnh quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần phải đào tạo các đội nhóm, hỗ trợ nhân viên và quan trọng hơn là tạo động lực cho nhân viên thay đổi và thích ứng với công nghệ. Ví dụ, cách tiếp cận “cây gậy cà rốt” có thể là một cách hiệu quả để khuyến khích việc áp dụng các quy trình mới trong phòng Mua hàng.

Tuy nhiên, trong khi việc chuyển đổi nhằm mục đích liên kết chặt chẽ quy trình, điều quan trọng là các quy trình này phải linh hoạt nhất có thể. Nếu các thủ tục quá rườm rà — mất hai tuần chỉ để đặt hàng bút chì và giấy — nhân viên sẽ rất dễ bỏ qua chúng.